Digitization Procedures for Documents and Files at the Faculty of Arts, Beni Suef University: An Applied Study

Document Type : Research from theses

Authors

1 مدرس مساعد بقسم علوم المعلومات كلية الآداب جامعة بنى سويف

2 Benisuef UN

Abstract

وقد خرجت الدراسة بعده نتائج منها انه تم رصد واقع إدارات كلية الآداب جامعة بني سويف (عينة الدراسة)، والتعرف على الوضع القائم للموارد المادية والبشرية والتكنولوجية فقد تبين عدم توافر الامكانات المادية والبشرية والتكنولوجية بكلية الآداب جامعة بني سويف لعمل أرشفة إلكترونية لسجلاتها ووثائقها بالشكل الأمثل، وأن استخدام الأرشفة الإلكترونية في المؤسسات تعمل على تقليل الوقت والجهد من قبل المستفيدين أو العاملين. بالاضافة إلى أن الأرشفة الإلكترونية تسهم في بناء رصيد ذو قيمه من الوثائق أيا كان نوعها بحيث تسير الوثائق الإلكترونية بجانب الوثائق التقليدية وتقلل من تداولها واستخدامها مما يحد من الضياع ويحميها من التلف وتقلل من تكدسها في مناطق العمل داخل المؤسسة. ومن توصياتها: ضرورة اعطاء الأرشفة الإلكترونية الاهتمام الكافي بتطبيقها ودخولها على جميع المؤسسات والكليات بشكل خاص والجامعات بشكل عام نظراً لما تمثله من أهمية لسهولة البحث والاطلاع على الوثائق مع إمكانية استرجاعها عند الطلب والاستفاده منها، وضرورة انشاء وحده مركزية أو غرفة حفظ سواء بالكلية بوجه خاص أو إدارة الجامعة بوجه عام تتوافر بها عناصر الأمن والسلامة والصحة سواء للأفراد وللوثائق المحفوظة بها، وتوفير كافة الامكانات المادية والبشرية والتكنولوجية التي يحتاجها هذا النظام مع تقييم وتقويم ومتابعته على فترات متقاربة لحل أي مشكلات تواجهه أول بأول، وضرورة وضع سياسة مكتوبة لصلاحيات المستخدمين لهذا النظام بجانب عمل دورات تدريبية لهم لتدريبهم على كيفية استخدامه. بالاضافة إلى التحديث المستمر والدائم لهذا النظام لما يواكبه العصر من تطورات تكنولوجية حديثة على مدار الزمان.

Keywords

Main Subjects

Files

Share

How to cite

Statistics